Die Aufgabe eines Personalers: Wissen im Unternehmen halten
Im Personalmanagement heißt es heute oft: Die richtige Antwort auf wichtige Fragen schnell zu finden. Aber auch hier gilt: niemand weiß alles. Wie hält sich ein Personaler also über aktuelle Regelungen zur Mutterschaft, die neuesten Richtlinien des Betriebsrats, tarifliche Urlaubstage oder vermögenswirksame Leistungen für die Mitarbeiter auf dem Laufenden? Und was geschieht, wenn zudem regionale Besonderheiten berücksichtigt werden müssen oder gar unterschiedliche Landesgesetze?
Die beste Antwort auf alle diese Fragen: eine gute Wissensmanagement-Software. Entsprechende Anwendungen erfassen alle Informationen zentral und stellen sie sämtlichen Mitarbeitern per „Self-Service-Portal“ zur Verfügung. Die Personalabteilung (oder: Human Ressources – wie es heute oft heißt) muss ihr Wissen also lediglich in die Software einspeisen – schon können die Mitarbeiter des Unternehmens jederzeit selbst die richtigen Antworten auf Fragen finden.
Wissensmanagement im Personalbereich ist besonders hilfreich für Unternehmen, die dezentral aufgebaut sind. Denn viele Filialen oder eine Flächenorganisation von Firmen führen zu zahlreichen Detailfragen, die sich im Zweifelsfall um regionale Besonderheiten wie Tarifverträge oder landestypische Gesetzgebungen drehen. Als internationaler Unternehmer können Sie den Kern der Informationen auf Englisch verfassen lassen und daraus lokale Versionen für Ihre Landesgesellschaften entwickeln. Die Vorteile zeigen sich z. B., wenn es um die Verhandlung von Verträgen geht. Auch wenn der Personaler vor Ort nicht die gleiche Sprache spricht wie der Mutterkonzern, so garantiert das Wissensmanagement, dass ihm dennoch die aktuellsten Unternehmensinformationen vorliegen. Außerdem ist sichergestellt, dass durch unterschiedliche Zugriffsrechte Mitarbeiter genau die Informationen erhalten, welche sie benötigen.
Unterschiedliche Zugriffsrechte – übereinstimmende Informationen
„Wissen ist Macht“ – das stimmt auch im Personalmanagement. Da dies nach umsichtiger Anwendung verlangt, unterstützen Wissensmanagement-Systeme in der Regel unternehmensspezifische Zugriffsrollen und -rechte: Führungskräfte erhalten andere Einsicht-Rechte als andere Mitarbeiter.
Dennoch ist jederzeit klar, dass z. B. alle Filialleiter in unterschiedlichen Städten über dieselben bzw. für sie regional-gültigen Informationen verfügen. Anstatt die gleiche Frage am Telefon immer wieder zu beantworten, aktualisieren die Personaler stetig die Datenbank des Wissensmanagements. Wenn sich also beispielsweise die tariflich verhandelten Urlaubstage geändert haben, weiß ein Mitarbeiter in Berlin mit einem Blick auf seine Wissens-App, wie viele freie Tage ihm laut der Geschäftsführung in Frankfurt zur Verfügung stehen.
Neu im Unternehmen – und schon up to date
Onboarding neuer Mitarbeiter dauert oft wochen- und monatelang. Das liegt selten am Willen der neu eingestellten Arbeitskräfte, sondern oft an komplexen Strukturen im Unternehmen und gegebenenfalls an zu kurz geratenen Übergaben durch den Vorgänger. Viele notwendige Informationen – von der Büroorganisation bis hin zu Fachthemen – sind meist schwer zugänglich, nicht mehr aktuell und zudem unübersichtlich organisiert. Mit einer Wissens-App wälzen die Neueinsteiger nicht mehr in veralteten Ordnern, um ein Unternehmen kennenzulernen, oder durchforsten Laufwerke nach der aktuellsten Vorlage. Umfassende Informationen stehen in einfachen Ablagesystemen jederzeit zur Verfügung – und das nicht erst nach der Einarbeitung. Auch der Prozess des Onboardings selbst lässt sich über das Wissensmanagement effektiv regeln, indem festgelegt werden kann, welche Informationen sich ein neuer Mitarbeiter in den ersten Tagen oder Wochen im Unternehmen aneignen soll.
Wir nutzen Sabio selbst in der internen Unterstützung alter und der Einarbeitung neuer Kollegen. Wichtige Infos werden nicht nur persönlich erzählt, sondern sind alle auch online zu finden – von Personalthemen, über interne Abläufe bis hin zu Infos, wer in welchem Team für welche Aufgaben verantwortlich ist. Neue und auch alte Kollegen finden alle relevanten Informationen in unserem Wissensmanagament und müssen sich nicht auf unsichere Aussagen verlassen – dass hilft allen und ermöglicht eine gute Zusammenarbeit.
— Ronja Grosstück, HR Managerin bei SABIO
Verbessertes Onboarding
Transgourmet, ein Lieferant für Gastronomie, Hotellerie und Betriebsverpflegung, hat mit Wissensmanagement die aufwendige Einarbeitung neuer Mitarbeiter deutlich verbessert. Statt sich mit Intranet, File-Laufwerken und einem Wust aus E-Mails auszukennen, greifen diese mittlerweile auf die Wissens-App zurück. Für Kundenberater, die bis zu 150 unterschiedliche Fragen am Tag beantworten müssen, war die Einarbeitung vorher besonders aufwendig. Mit der einfachen Baumstruktur im Wissensmanagement-System konnte das Onboarding deutlich beschleunigt werden.
All das bedeutet auch eine Entlastung für die Kollegen, welche weniger Rückfragen erhalten und ihr Wissen dennoch über die Pflege des Wissensmanagements an den Mann bringen können. Verlässliche Auskünfte der Kundenberater erhöhen dann auch die Zufriedenheit der Kunden, und entspannte Antworten der Spezialisten erleichtern die Zusammenarbeit und fördern das Betriebsklima.
Zuverlässige Wissensquelle für Human Ressources
Wissensmanagement kann also nicht nur für die Personalabteilung selbst von großem Nutzen sein: auch Kunden und Mitarbeiter profitieren von der Verlässlichkeit des Systems. Indem die Informationen über SABIO immer aktuell gehalten werden, kann das Personalmanagement Kompetenz und Sicherheit an alle anderen Abteilungen vermitteln.
Wissen ist im digitalen Zeitalter immer mehr eine Frage des Zugriffs – wer die Antworten schneller finden kann als andere, der ist klar im Vorteil. Mit dem Wissensmanagement bleiben die wichtigen Informationen Ihrem Unternehmen auch dann erhalten, wenn ein Mitarbeiter nicht mehr bei Ihnen arbeitet. Sein Wissen wird leicht weitergegeben und zukünftige Mitarbeiter können davon profitieren.
Und was hätten Sie von besserem Wissensmanagement?
Finden Sie es selbst heraus – testen Sie SABIO kostenlos und unverbindlich. Weitere Infos, Beratung und Zugang zur Testversion unter www.getsabio.com.