Digitale Arbeit ist nicht notwendigerweise produktiv: Computer, Software und das Internet machen zwar vieles leichter, erhöhen aber auch die Menge verfügbaren Wissens und die Komplexität von Such- und Arbeitsvorgängen. In vielen Unternehmen hat das bereits zu einer Wissens-Überfrachtung geführt –und die wirkt nachteilig auf die Produktivität. Das muss nicht sein.
Was ist eigentlich Wissensarbeit?
Der Begriff „Wissensarbeit“ oder „Knowledge Work“ bezeichnet Tätigkeiten, bei denen Fachwissen für die Bearbeitung von neuen oder vergeleichsweise unbekannten Aufgaben genutzt wird, für die kein genau bekannter Bearbeitungsweg bekannt ist. Dies unterscheidet Wissens- von Routinearbeit. Übliche „Wissensarbeiter“ sind demnach Anwälte, Berater, Ingenieure, Manager oder Werbefachleute.
Wer schon einmal in einem Büro gearbeitet hat, kennt das: Ständig klingeln E-Mails in der Inbox, das Smartphone brummt alle fünf Minuten, und im Webbrowser sind zwölf Tabs geöffnet. Und das Einzige, was sich nicht rührt, ist die Intranet-Suche nach dem Bericht, den man dringend bräuchte.
Das Beispiel mag ein wenig zugespitzt sein. Aber wirklichkeitsfremd ist es nicht. Denn E-Mails, Social-Media und Geschäftsanwendungen erleichtern Büro- beziehungsweise Wissensarbeit nicht nur – sie machen sie auch umfangreicher und komplexer. Die Werkzeuge erhöhen die Menge verfügbaren (und zu bearbeitenden) Wissens auf ein Höchstmaß, vereinfachen die Orientierung darin aber nur bedingt.
Dem Beratungshaus IDC zufolge verbringen Wissensarbeiter rund die Hälfte ihrer Zeit mit dem Austausch und der Suche nach Informationen – haben dabei aber nur Zugriff auf 60 Prozent der für sie relevanten Daten.
Die Nachteile digitaler Arbeit
Die Folgen davon sind hinlänglich bekannt: „Digitale“ Arbeit geht oft einher mit Wissens-Überfrachtung, Multi-Tasking und ständigen Unterbrechungen – das behindert Konzentration und Kreativität und zwar bisweilen so sehr, dass die Produktivität leidet. Ökonomen sprechen dann vom „Productivity Paradox“: Obwohl Firmen Milliarden in Digitalisierung investieren und Wissensarbeiter schneller und mit mehr Wissen arbeiten können als zuvor, arbeiten sie kaum produktiver als früher.
Das Paradox verschwindet zwar zunehmend – Banken und Handel erzielen beispielsweise erhebliche Produktivitätssteigerungen mit digitaler Technik, die ganze Abläufe vollständig automatisiert. Doch Unternehmen, die wertschöpfende Tätigkeiten nicht per Algorithmen und Chatbots automatisieren können, ringen weiter mit den beschriebenen Schwierigkeiten.
Wege aus dem Produktivitäts-Tief
Die Unternehmensberatung McKinsey hat untersucht, was diese Firmen im Produktivitäts-Paradox gefangen hält – und kam dabei zu einem klaren Ergebnis: Schuld sind weder die digitale Technik noch die Mitarbeiter, sondern die Art und Weise, wie Unternehmen beide einsetzen. Vielfach beschafften Unternehmen nämlich schlicht Daten, Software und neue Verfahren, und überließen diese dann ohne weitere Planung und Struktur ihren Belegschaften.
Dieses Vorgehen habe zwar durchaus Vorteile in Bereichen, die gänzlich „freie“ Wissensarbeit erforderten. Doch in anderen Fällen führe es dazu, dass Mitarbeiter überfordert würden, die neuen Werkzeuge unzulänglich eingesetzt und das volle Potenzial von Digitalisierung, Firmen-Know-how und Wissensarbeit nicht genutzt würden. Besser sei daher, den Zugriff auf Wissen mittels klarer Strategien und gezieltem Technik-Einsatz besser zu strukturieren. Ein klarer Wegweiser hinaus aus dem Produktivitäts-Tief, mag man meinen. Doch wie können Firmen diesem folgen?
Wissensverwaltung für Wissensarbeiter
Die einfache Antwort heißt: Durch das Einführen von Knowledge-Management. Der Begriff bezeichnet einen strategischen Verwaltungsansatz zur Erfassung und Strukturierung von Wissen – und zur Festlegung von Abläufen und Richtlinien für die tägliche Wissensarbeit. Damit entspricht er bereits grundsätzlich dem, was die McKinsey-Berater in ihrem Report empfehlen.
Wissensarbeit mit SABIO
SABIOs Wissensmanagement-Software macht Wissensarbeit weniger komplex und damit produktiver: Die Anwendung zieht Wissen aus unterschiedlichsten Geschäftsbereichen, Anwendungen und Dateien zusammen. Eine Strukturbaum-Navigation, die beliebig auf Geschäftsabläufe, Anfrage-Arten oder Helpdesk-Themen zugeschnitten werden kann, beschleunigt die Suche nach einzelnen Antworten auf ein Höchstmaß. Und ein „Redaktionssystem“, mit dem dazu berechtigte Experten die enthaltenen Dateien bearbeiten können, stellt sicher, dass sämtliches in SABIO verwaltetes Wissen jederzeit auf dem neuesten Stand ist.
Doch zeitgemäßes Knowledge-Management geht noch weiter: Es setzt nämlich nicht nur auf die reine Wissensverwaltungs-Strategie, sondern auch auf deren Umsetzung per spezieller Software. Knowledge-Management-Anwendungen sammeln und verknüpfen alles im Unternehmen vorhandene Wissen und machen es auf einfache, schnelle und kontext-abhängige Weise zugänglich. Auf diese Weise reduzieren sie Komplexität, erleichtern Wissensarbeitern die tägliche Arbeit – und erhöhen damit die Produktivität im ganzen Unternehmen.
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