In einer perfekten Welt liefe es wie folgt: Ein Mitarbeiter lernt etwas dazu und gleichzeitig wissen auch alle anderen Kollegen um das Gelernte. Oder: Ein Kollege scheidet aus dem Unternehmen aus, er wird herzlich verabschiedet aber sein Wissen bleibt für immer im Unternehmen verfügbar. Noch ein Szenario? Ein Kunde hat eine Frage zu einem Ihrer Produkte, stellt sie Ihnen aber erst gar nicht, denn er findet die Antwort selbstständig – das Wissen kommt einfach zu ihm.
Leider leben wir nicht in einer perfekten Welt. Aber wir wissen Lösungen, um die Realität ein bisschen besser zu machen. Unser Geheimnis? Wer den Wissenstransfer im Unternehmen fördern will, muss aktiv sein! Aber gehen wir nochmal einen Schritt zurück.
Welche Umstände stehen der uneingeschränkten Verfügbarkeit von Wissen im Unternehmen im Wege?
Fortschreitende Spezialisierung:
Die Welt wird stetig komplexer. Die Anforderungen an Prozesse und Aufgaben steigen und somit auch das benötigte Spezialwissen. Mitarbeiter werden mehr und mehr zu Experten ihres Faches. Sicher, das Gehirn eines Experten lässt sich niemals kopieren. Eine gute Wissensmanagement Software schafft es aber, über intuitive Usability und durchdachte Bestückung mit Wissen, möglichst viele Informationen abzubilden und einzufangen.
Fachkräftemangel:
Der Fachkräftemangel setzt alle Branchen und Unternehmen unter Druck. Das Geschäft muss aber weiter laufen. Eine Lösung könnte ein perfekt synchronisierter Self-Service sein, der es Kunden ermöglicht, entstandene Fragen selber zu beantworten. So können sich ihre vorhandenen Mitarbeiter um die übrige Arbeit kümmern.
Mitarbeiter-Fluktuation:
Mitarbeiterwissen ist häufig Kopfwissen. Und wenn der Kopf geht, geht auch… Sie verstehen das Problem und niemand wünscht sich einen kopflosen neuen Mitarbeiter. 😉
Kopfwissen, also wenig verteiltes Wissen, birgt sicherlich die größte Gefahr für Wissensverlust in Unternehmen. Wichtig in diesem Zusammenhang ist die Beachtung von implizitem und explizitem Wissen: Leider kann kein Tool der Welt implizites Wissen vollständig explizit machen. Und bestimmte Erfahrungswerte werden sich immer am besten im persönlichen Gespräch transportieren lassen. Aber ein gutes Wissensmanagement sorgt dafür, dass möglichst viel Wissen für andere greifbar gemacht wird und somit Wissensverlust im Unternehmen aktiv entgegen gewirkt werden kann.
Gefahren für den Verlust von Wissen lauern darüber hinaus aber auch, wenn Informationen, Prozesse und Änderungen nicht ausreichend und nachhaltig dokumentiert werden. Spezialwissen, also Wissen, das sehr komplex abzubilden ist und vielleicht auch nicht regelmäßig zur Anwendung kommt, ist außerdem ein Unsicherheitsfaktor. Und last but not least liegt ein weiterer Gefahrenpunkt für Wissensverlust bei Mitarbeitern, die vielen verschiedenen Aufgaben nachgehen und wenig Routine in ihrem Job haben. Dies ist vor allem häufig im Bereich der Projektarbeit der Fall.
Wer seinen Wissenstransfer durch den kontrollierten Aufbau von Wissensmanagement aktiv fördert, minimiert die genannten Risiken und erhöht gleichzeitig die eigene Wettbewerbsfähigkeit. Und ein weiter Pluspunkt kommt hinzu: Ihre Mitarbeiter sind bei einem guten Wissensfluss deutlich zufriedener und gleichzeitig effizienter. Darüber hinaus kann ein positives Gemeinschaftsgefühl entstehen, wenn alle am Aufbau einer Wissensbasis beteiligt werden. Dann ist auch möglicher Frust im Sinne von “Das hat mir keiner gesagt.” vermieden werden.
Was aber sind nun die Aufgaben zur Förderung des Wissenstransfers?
Zunächst ist es wichtig, dass das relevante Wissen eines Unternehmens identifiziert wird und dann strukturiert zusammengefügt wird. Dafür ist es entscheidend, die richtigen Leute gemeinsam an einen Tisch zu bringen: Die sogenannten Wissensträger sind dafür zuständig, das relevante Wissen herauszuarbeiten. Darüber hinaus braucht es einige “Neuankömmlinge”, die die richtigen Fragen stellen und die damit darüber Aufschluss geben, ob das identifizierte und strukturierte Wissen verständlich ist. Die “Neuankömmlinge” sorgen dafür, eine gewisse Betreibsblindheit und “Fachidiotie” zu vermeiden.
Im weiteren Verlauf des Wissenstransfers ist es wichtig, dass die Redakteure fortlaufend über das Wissen verfügen bzw. geliefert bekommen, das sie verfassen sollen. Hier empfiehlt sich ein Qualitätsmanagement im Sinne eines 4-Augen-Prinzips. Danach sollte das Wissen effizient übertragen werden – zum Beispiel in ein Wissensmanagementsystem. Anschließend müssen Ihre Redakteure dafür sorgen, dass das eingefügte Wissen verständlich und korrekt zur Verfügung zu stellen. Zu guter Letzt muss einmal eingefügtes Wissen dauerhaft gesichert werden.
Mit der richtigen Information, mit Transparenz und Qualität kann ein gelungener Wissenstransfer Herausforderungen wie dem Fachkräftemangel, der Spezialisierung und der Fluktuation entgegenwirken und nebenbei erhöhen Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit.
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Hendrik Buske
Head of Sales and Marketing
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