Sie nutzen Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen und kennen die Vorteile bis ins Detail. Doch wollen Sie das bewährte System nicht nur für eine Abteilung nutzen, sondern im gesamten Unternehmen einführen. Das heißt, Schritt für Schritt sollen andere Teams wie der Außendienst, die Personalabteilung (HR), Marketing und Vertrieb, Forschung und Entwicklung oder sogar andere Länderorganisationen die Vorteile des Wissensmanagements nutzen. Wir geben Ihnen ein paar Tipps, damit dieser Ausbau erfolgreich gelingt.
Über diese Serie
In fünf Teilen erfahren Sie, wie Sie die passende Wissensmanagement-Software auswählen, einführen, erweitern, integrieren und als voll anerkannte Unterstützung im ganzen Unternehmen nutzen.
Sie haben bereits festgestellt, dass Wissensmanagement Ihrem Unternehmen deutliche Wettbewerbsvorteile bringt, Innovationen treibt und Kunden sowie Mitarbeiter schneller an Informationen gelangen. Verlässliches Unternehmenswissen ist ein kostbares Gut. Dokumente aller Art wie aktuelle Texte, Fotos oder Filme sind Teil des Tagesablaufs in Ihrer Abteilung: Durch Feedback, Bookmarks und Bewertungen wird das eingestellte Wissen kontinuierlich verbessert.
Warum also das Wissensmanagement nicht auch in anderen Teams wie dem technischen Außendienst etablieren und Mitarbeitern Anleitungen, technische Zeichnungen, Prozessbeschreibungen und Videos mobil zur Hand geben, wo und wann immer sie diese benötigen? Oder gut aufbereitetes Wissen auch im Vertrieb einsetzen, damit neue Mitarbeiter schneller eingearbeitet sind und der Vertrieb immer die aktuellen Verkaufsunterlagen abrufbereit hat? Damit findet die Sales Managerin alles, was der Kunde sich an Informationen wünscht – vom PDF, über die Präsentation bis zum Produktvideo.
Der Roll-out in andere Unternehmensbereiche
In der Regel haben Ihre Mitarbeiter schon gehört, dass eine Abteilung ein dediziertes Wissensmanagement einsetzt. Vielleicht haben Führungskräfte anderer Abteilungen sogar bereits Bedarf angemeldet. Das ist eine gute Grundlage für das unternehmensweite Roll-out. Das positive Klima erleichtert Ihnen die Ausweitung des Wissensmanagement im Unternehmen enorm, denn Sie benötigen weniger Kommunikation, haben bereits Fürsprecher und können sich – wie in Teil 2 unserer Blog-Serie „Wissensmanagement erfolgreich einführen“ erklärt – an die Arbeit machen.
Hier ein paar Tipps, wie Sie an das weitere Roll-out im Unternehmen herangehen können:
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Internes Marketing
Berichten Sie intern über den Erfolg des Wissensmanagements in Ihrer Abteilung oder Ihrem Bereich. Informieren Sie Abteilungen, die interessiert sind. Gehen Sie eventuell sogar direkt auf die Führungskräfte in den Abteilungen zu. Erzählen Sie auch wie Sie vorgegangen sind, als Sie das Wissensmanagement in Ihrer Abteilung eingeführt haben. -
Reputation & Fürsprecher
Laden Sie die Fürsprecher in anderen Abteilungen oder Unternehmensbereichen ein, sich das Wissensmanagementsystem anzusehen. Manchmal weiß eine Landesorganisation zwar grob, was in anderen Ländern passiert, aber weiß nicht, welche Best Practices üblich sind. Holen Sie sich Testimonials unter Ihren Anwendern, die berichten, wie sie mit dem neuen Wissensmanagement arbeiten. -
Projektleiter
Es hilft ungemein, wenn der Projektleiter für die Expansion bereits mit dem ersten Roll-Out des Systems vertraut ist. Er koordiniert alle Maßnahmen und kennt den Aufbau des Systems in- und auswendig. Sollte der Projektleiter neu in diesem Projekt sein, lohnt es sich ihm einen Redakteur oder Administrator aus Ihrer Abteilung an die Seite zu stellen, der sich auskennt. -
Workshops
Auch bei einer Expansion müssen die Mitarbeiter geschult werden. Das Schöne ist: Sie müssen nicht alle Mitarbeiter im Unternehmen gleichzeitig schulen, wenn Sie gezielt expandieren, sondern einzelne Unternehmensbereiche. Gerade in großen Unternehmen lohnt sich eine solche Expansion. Es empfiehlt sich, ähnliche oder sogar die gleichen Einführungsworkshops mit Redakteuren, Administratoren und Anwendern durchzuführen, damit alle auf den gleichen Wissensstand gelangen. Gut dabei ist, dass Sie bereits über Best Practices aus den ersten Projekten verfügen.
Wissensmanagement vergrößern: Jetzt kann’s losgehen
Suchen Sie sich zuerst die neuen Stakeholder aus dem Bereich, strukturieren Sie die vorhandenen Inhalte, schulen Sie Redakteure, Administratoren und zum Schluss die Anwender. Da Sie Wissensmanagement bereits einsetzen, ist Ihnen der Prozess vertraut und dürfte leicht von der Hand gehen. Erfahrene Berater stehen auch hier übergreifend oder punktuell mit Workshops zur Seite.
Die vorhandene Struktur kann durch Themen ergänzt werden und am besten direkt auf die verschiedenen Anwendergruppen eingegrenzt werden. Mittels diverser Ansichten lassen sich in vielen Wissensmanagement-Lösungen die Inhalte für Länderorganisationen, Abteilungen oder Branchenbereiche segmentieren. Anwender sehen dann lediglich den Content, der für Sie relevant ist. So sieht ein Unternehmensbereich in Frankreich die Informationen für deren Teams, während die Muttergesellschaft in Großbritannien die Basisinformationen für alle pflegt.
Von optimierten Wissensmanagement-Prozessen profitieren
Wenn weitere Abteilungen Wissensmanagement einsetzen, profitieren sie von den Erfahrungen und Best Practices des „Pilotprojekts“. Eine Struktur für den „Wissensbaum“ liegt vor und kann angepasst werden. Templates mit redaktionellen Vorgaben für Texte und Dokumente sind vorhanden und können meist übernommen werden. Dazu sind Prozesse für die Redaktion etabliert und die nötigen inhaltlichen Updates lassen sich leicht durchführen. Eine Wissensmanagement-Lösung lebt von diesen Updates und der Disziplin, alles aktuell zuhalten. Ist sie einmal in den Köpfen etabliert, bleibt Wissen frisch und das ganze Unternehmen – alle Abteilungen – profitieren davon.
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Hendrik Buske
Head of Sales and Marketing
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