Gutes Wissensmanagement in Unternehmen ist ein riesiger Erfolgsfaktor für Mitarbeiter und Kunden. Leider kommt dieser Erfolg nicht von allein: Er muss aktiv angeschoben werden und einmal angestoßene Prozesse müssen stetig weiter begleitet werden. Am besten gelingt dies, wenn Unternehmen einen Wissensmanager oder eine Wissensmanagerin intern etablieren. Wir beschreiben, wer der oder die richtige für diese Stelle ist.
Was zeichnet einen guten Wissensmanager aus?
Ein erfolgreicher Wissensmanager muss vor allem eins: Er oder sie muss wahrgenommen werden. Wissensmanager sind Botschafter für „Wissen im Unternehmen“ und müssen in dieser Funktion immer für ihre Kollegen ansprechbar sein und wenn nötig auch proaktiv auf die Menschen zugehen. Ein Wissensmanager kann seine Rolle eher als Führungskraft für die Redakteure, die das Wissen aufbereiten und für die Prozesse verstehen. Oder er kann sehr stark in das operative Geschäft der Redaktion eingebunden sein. In beiden Fällen gehört Ausdauer zur Kernkompetenz eines erfolgreichen Wissensmanagers. Darüber hinaus hat dieser aber auch vielseitige emotionale Fähigkeiten: Er muss Ängste nehmen, wenn zum Beispiel Mitarbeiter ihr Wissen „horten“, weil sie meinen, so sei ihr Platz im Unternehmen sicher. Darüber hinaus muss er unterschiedliche Persönlichkeiten einfangen und ihr Wissen greifbar machen. Strukturiertes Arbeiten ist eine weitere Kernkompetenz, genauso wie die Fähigkeit, Prioritäten setzen zu können und somit wichtiges von unwichtigem zu unterscheiden. Wissensmanagement immer so schlank wie möglich zu halten, ist eine Kunst. Der Wissensmanager muss also konstant darauf achten, dass wirklich nur das, was gebraucht wird, im System steht, und dass Inhalte ständig aktuell gehalten werden. Dazu muss er dafür sorgen, dass die Redakteure entsprechend ausgebildet sind. Last but not least verfügt der Wissensmanager idealerweise über eine große Portion Belastbarkeit und hat Nerven aus Drahtseilen.
Welche Kernaufgaben bearbeitet der Wissensmanager?
Die Kernaufgaben eines Wissensmanagers lassen sich in monatliche Aufgaben und tägliche Tätigkeiten unterteilen. Es bedarf zuallererst eines regelmäßigen Austauschs zwischen den Redakteuren, z.B. in Form von Redaktionsrunden. Qualitätschecks und Schulungen der Redakteure schließen sich daran an. Wichtig ist außerdem das Controlling: Welche Texte werden besonders häufig abgerufen? Welche Suchen werden primär verwendet und welche Ableitungen ergeben sich daraus?
Im täglichen Doing ist der Wissensmanager Ansprechpartner für alle Themen des Wissensmanagements. Wenn er operativ sehr involviert ist, ist der Wissensmanager auch für das Aufbauen und Überführen von Texten verantwortlich. Darüber hinaus müssen fortlaufend alle relevanten „Tools“ mit dem benötigten und aufbereiteten Wissen befüllt werden. Neues Wissen muss regelmäßig eingeholt werden und Vorschläge müssen bearbeitet und eingeordnet werden. Der Wissensmanager hat hierfür den Hut auf – unterstützt von den Redakteuren.
Welches sind die größten Herausforderungen für einen Wissensmanager?
Am wichtigsten ist sicherlich, dass der Wissensmanager fortlaufend für sein Thema sensibilisiert und Werbung macht. Die angesprochene Ausdauer ist in diesem Zusammenhang nicht zu unterschätzen. Ein guter Wissensmanager muss Menschen immer wieder „auf die Füße treten“, ohne dass er sie verärgert. Am besten gelingt dies, wenn die Rolle des Wissensmanagers als Botschafter im Unternehmen verstanden wird. Wer die Relevanz von gut aufgearbeiteten Wissen kennt und die Person dahinter schätzt, wird Widerstände schnell auflösen. Leider wird dies nicht bei allen Kollegen von Anfang an gelingen. Hier ist besonderes Fingerspitzengefühl vom Wissensmanager gefragt.
Welche Schritte sind erforderlich um erfolgreich Wissensmanagement durch einen Wissensmanager aufzubauen?
Die richtige Einführungsmethode kann den entscheidenden Unterschied machen. Denn wer von Anfang an gut und sauber strukturiert mit der Wissensaufbereitung beginnt, wird später weniger Anpassungen vornehmen müssen. Der Wissensmanager braucht daher ein gutes Verständnis zum Schaffen von Strukturen. In der Regel ist er in seiner Funktion ein Bindeglied zwischen Unternehmen und ggf. begleitenden externen Consultants, die zum Beispiel zur Einführung von professionellem Wissensmanagement zur Rate gezogen werden.
Aber auch wenn das Kind anscheinend schon in den Brunnen gefallen ist und der Wissensmanager es mit einem Wust an Informationen statt mit sauber und strukturiert aufbereitetem Wissen zu tun hat, muss er nicht verzweifeln. Er muss auch nicht unbedingt alles wegschmeißen und bei 0 anfangen. Aber in solchen Situation ist ein stringentes Projektmanagement und eine gute Beratung mindestens genauso wichtig wie beim Neuaufbau. Je nachdem wie viel Aufwand Kollegen bereits betrieben haben, um zu dokumentieren, muss der Wissensmanager diesen Change zusammen mit den Kollegen und mit viel Empathie managen.
Nach der Einführung darf sich der Wissensmanager nicht zu schade sein, neben der Funktion des Botschafters auch die Rolle des Polizisten fürs Wissen im Unternehmen zu übernehmen. In dieser Position verfügt er über Handlungskompetenz bei fehlerhaften Verhalten ist aber natürlich auch freundlicher Ansprechpartner – eben ein Freund und Helfer.
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Kim Hofmann-Füchtner
Senior Consultant & Trainingsmanager
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